هرچه گزارشهای شبانه دقیقتر و منظمتر باشند، دیدگاه جامعتری از وضعیت مالی هتل خود به دست خواهید آورد. این گزارشها برای تمامی هتلها با هر ابعاد و نوعی ضروری بوده و باید در پایان هر روز تهیه شوند. گزارشهای شبانه به شما کمک میکنند تا تراکنشهای مهمانان را ثبت کرده و آنها را با حسابهای پذیرش هتل تطبیق دهید؛ بدین ترتیب قادر خواهید بود جریان نقدی روزانه را ارزیابی و نهایی کنید. علاوه بر این، این گزارشها تصویری واضح از فعالیتهای مهمانان و فرآیندهای هتل در طول روز ارائه میدهند. به این گزارشها «بررسی شبانه»(Night Audit) هم گفته میشود، چون معمولاً شبانه انجام میشوند تا تمام رزروها و تراکنشهای روز مرور شوند. بسته به نیازهای هتل، این گزارشها میتوانند از یک ثبت دستی ساده تا یک فرآیند پیچیده نرمافزاری (شامل جزئیات حساب مهمانان، جریان نقدی و...) متغیر باشند.
یک بررسی شبانه کامل شامل گزارشهایی از درآمدها، رزروها، وضعیت اتاقها، حساب مهمانان و اعتبارات تا آن زمان است. هرچه این گزارشها جزئیتر و منظمتر باشند، درک بهتری از جریان مالی هتل خود خواهید داشت. در ادامه، با گزارشهای ضروری برای بررسی شبانه هتل آشنا میشوید تا تصویر کاملی از تراکنشهای روزانه داشته باشید و از هماهنگی تمام بخشهای هتل اطمینان یابید.
1. گزارش دفتر حساب پرداخت
حسابرس شب (Night Auditor) هتل رسیدهای رزروهای انجام شده در طول روز را بررسی میکند و مطمئن میشود که به درستی به همراه هزینههای مربوطه ثبت شدهاند. او همچنین اطمینان حاصل میکند که تمام تراکنشها، مانند پول نقد، کارتهای اعتباری و سپردههای بانکی، به حساب هر مهمان ثبت شده باشد. از طریق این فرآیند، شما به طور کامل از تراکنشهای روزانه مهمانان خود آگاه خواهید بود و در هر لحظه از وضعیت مالی آنها، رسیدهای تا به امروز برای هر اتاق، مانده حساب و اینکه آیا رزرو معلق است یا پرداخت شده، اطلاع خواهید داشت.
2. گزارش وضعیت اشغال و اتاق
از آنجایی که گه گاه پیشبینی میشود رزروهای بیش از ظرفیت وجود داشته باشد و در نتیجه مشکلاتی در دسترسی به اتاقها ایجاد شود، حسابرس شب باید وضعیت اتاق، تمیزی و گزارشهای اشغال را بررسی و ارزیابی کند تا تغییرات لازم را در رزروها اعمال کند.
3. گزارش عدم مراجعه مهمان (No Show)
با ثبت رزروهایی که مهمان مراجعه نکرده است، اتاقهای رزرو شده را دوباره در دسترس قرار میدهیم و مطمئن میشویم که طبق سیاستهای رزرو و لغو ما از مشتریان هزینه دریافت میشود. علاوه بر این، پذیرش را از رزروهای عدم مراجعه مطلع میکند تا در صورتی که هنوز این کار را نکردهاند، بتوانند با مشتری تماس بگیرند، عدم ورود او را بررسی کنند و مطمئن شوند که تاریخهای رزرو تغییر نکرده است.
4. گزارش تراز آزمایشی (Trial balance report)
مهم است که تمام جریانهای نقدی ثبت شوند، مانند پیشپرداختها و پرداختهای کامل، خدمات اضافی درخواست شده توسط مشتریان، سفارشهای غذا و نوشیدنی از بار/رستوران هتل و هر سرویس دیگری که هزینه اضافی دارد. حسابرس شب باید تمام هزینههای انجام شده به ازای هر مشتری/اتاق در هر روز را جمعآوری، ثبت و کنترل کند و یک کارت ثبت کامل از حساب آنها ایجاد کند. این فرآیند تراز آزمایشی نامیده میشود، زیرا بر اساس دادههای کل درآمد به ازای هر مشتری در هر روز است.
5. بررسی گزارش نرخ اتاق
مهم است که قیمتهای اتاق بررسی و با هزینهای که مشتریان رزروهای خود را انجام دادهاند مقایسه شود، زیرا از این طریق اطمینان حاصل میکنیم که قیمتهای واقعی رزرو با هزینه اتاق (نرخ پایه) مطابقت دارد. با انجام این کار، میتوانیم اشتباهات احتمالی در قیمتهای رزرو را شناسایی کرده و اقدامات لازم را انجام دهیم.
6. گزارش مالیات
این گزارش به ما امکان میدهد در هر لحظه مالیاتهای مربوط به هر رزرو را بررسی کنیم و رزروهایی که مراجعه نکردهاند یا لغو شدهاند را کسر کنیم. از آنجایی که مالیاتها بر اساس خدمات ارائه شده محاسبه میشوند، مهم است که به طور منظم رزروهای خود را بررسی کنیم تا مطمئن شویم که گزارش مالیات به درستی تکمیل شده است.
میدانید چرا گزارشهای شبانه، «بررسی شبانه»(Night Audit) نامیده میشوند؟
قبل از اینکه سیستمهای خودکار برای پذیرش هتلها به وجود بیایند، بهترین زمان برای نوشتن گزارشها اواخر شب یا اوایل صبح بود، زیرا در این ساعات تقاضای مهمانان و بخشهای مختلف هتل نسبت به هر زمان دیگری از روز کمتر بود. در این ساعات، حسابرسان میتوانستند روی این فرآیند تمرکز کنند و گزارشهای خاص را ثبت کنند. با وجود استفاده از سیستمهای خودکار، ساعات عصر همچنان مناسبترین زمان برای تهیه گزارشها هستند، زیرا بخشهای مختلف هتل میتوانند بدون حجم کاری روزانه فعالیت کنند.
✍️ سینا ظفریان - فعال گردشگری
انگلیسی
