آموزشهای داخلی و خارجی در حوزه تشریفات هتلداری را میتوانید از این بخش پیگیری و مطالعه نمایید.
💫 تقویت ارتباط بین کارفرمایان و کارکنان 🔸 در این اپلیکیشن یک قسمت برای برقراری ارتباطات داخلی کارفرمایان و کارکنان با هم تعبیه شده است که هم امکان رسیدگی فوری به مسائل کارکنان و هم امکان ردیابی مکالمات را میدهد. 🔸 با این برنامه میتوانید برنامه هفتگی کارکنان را در سیستم قرار داده و کار خسته کننده و وقت گیر برنامه ریزی شیفت های هفتگی آسان تر میشود. 🔸 این اپلیکیشن هتلی برای اپراتورهای رستوران این امکان را ایجاد میکند تا فورا با کارکنان تماس بگیرند و کارهایی مانند جستو جو جایگزین شیفت ، مبادله شیفت کاری با همکاران انجام شود. 🔸 حتی ثبت درخواست مرخصی برای کارکنان از طریق این اپلیکیشن میتواند صورت بگیرد.
💫 بهبود خدمات تحویل غذا 🔸 سفارش غذا به صورت آنلاین باعث می شود که مهمان های داخل اتاق ها در ساعات شلوغی رستوران پشت خط تلفن منتظر پاسخگویی نمانند. 🔸 مهمانان از هر نقطه از هتل که باشند ( استخر ، باشگاه یا محوطه خارجی هتل) میتوانند غذا را سفارش دهند و با روشن کردن گزینه (GPS) غذا را در مکانی که هستند تحویل بگیرند. 🔸 در مورد پرداخت صورت حسابها میدانیم که فرایند عادی پرداخت صورت حساب که شامل عملیات ورود کارت ، تایید، تطبیق و استرداد وجه است در زمان شلوغی رستوران ممکن است بسیار وقت گیر باشد و با مشکلاتی مانند قطعی خط دستگاه پوز مواجه شویم . 🔸 گزینه پرداخت آنلاین در این اپلیکیشن به رستوران هتل ها این امکان را میدهد تا با دسترسی دستگاه پوز به سیستم مرکزی عملیات پرداخت راحت تر انجام شود. 🔸 این قابلیت به شما این امکان را میدهد که بتوانید به راحتی با یک کلیک فاکتور غذا و نوشیدنی مهمان را روی حساب اتاق وی اعمال کنید که احتمال خطای پرداخت را نیز کاهش میدهد. 🔸 هتل ها شاهد افزایش 43 درصدی ثبت سفارش از این طریق بوده اند.
💫 گزینه های دیجیتال، مدیریت منو و بازاریابی را بهبود می بخشد 🔸 این اپلیکیشن امکان تغییر دادن منوها از حالت فیزیکی به دیجیتال را میدهد و میتوانید به جای یک منو چندین منو در برنامه رستوران هتل خود قرار دهید مثل منو جداگانه برای رستوران داخلی، منوی جداگانه برای روم سرویس یا منوی مربوط به رویدادهای خاص مانند سمینارها، جشن ها و مراسم. 🔸 امکان بروزرسانی منوها مطابق با هر فصل را در اختیار شما قرار میگیرد. 🔸 مهمان ها میتوانند در پیش نمایش منو اطلاعات تغذیه ای مربوط به غذاها را مشاهده کنند که این باعث میشود که تماس های تلفنی وقت گیر با سوالاتی در مورد مواد تشکیل دهنده غذا کاهش پیدا کند. 🔸 شما میتوانید با برجسته کردن گزینه هایی از منو که دارای حاشیه سود برای رستوران هستند (مثل ارائه غذای و نوشیدنی گرم در روزهای سرد یا نوشیدنی های مربوط به هر فصل ) بازاریابی کرده و درآمد رستوران را افزایش دهید.
⭕️ مدیریت گردش درآمد 🔸 اپلیکیشن های هتلی ،که به مهمانان امکان رزرو آنلاین میز را ارائه میدهد مزایای زیادی برای مهمان ها و همچنین گردش کار رستوران دارند. 🔸 اینکه مهمان در هر شرایطی آزادی عمل برای رزرو داشته باشد باعث بهبود تجربه مهمان می شود. 🔸 در تحقیقات انجام شده در سال ۲۰۲۱ مشخص شده است که ۵۳% از مهمانان هتل انتظار دارند که بتوانند رستوران را به صورت آنلاین رزرو کنند. 🔸 یک سیستم رزرو آنلاین رستوران این امکان را ایجاد میکند تا اختلال رزروهای تلفنی که به دلیل شلوغی رستوران ممکن است در آنها اشتباهاتی رخ داده باشد کاهش پیدا کند و همچنین از شلوغی جلو میز پذیرش سفارش میکاهد. 🔸 از طرفی این امکان را میدهد تا خدماتی که مهمانان درخواست میکنند مانند صندلی بلند یا صندلی کودک یا رزرو برای جشن یا تولد از قبل آماده سازی شود. 🔸 در این برنامه ایجاد بخش تخفیفات و یا خدمات ویژه برای مهمانان خاص در اختیار قرار داده میشود، که بسیاری از اپراتورهای رستوران ها اظهار می کنند که این تبلیغات سفارشی بسیار موثرتر از تبلیغات استاندارد و عادی هستند.
عبارت VIP همانطور که پیش از این توضیح داده شد، به‌معنای very important person یعنی شخص خیلی مهم می باشد که شامل افراد برجسته سیاسی مانند رئیس جمهور، وزیران و یا افرادی در این سطح می شود. این افراد باید در کمال آرامش و امنیت سفر کنند و این سرویس چنین خدماتی را فراهم می کند. سرویس دهی به مهمانان VIP از قسمت پذیرش شده و در تمامی قسمتها ادامه میاید. تمامی پرسنل هتل در تمام شیفتها باید از حضور این مهمان مطلع باشند. پرسنل خانه داری بر اساس سلیقه و یا حتی عادت ها و حساسیت های شخص اقدام به مرتب نمودن اتاق می نمایند. خدمات خوش آمد گویی برای مهمان توسط مدیر هتل انجام می گیرد. چناچه تدارکات خاصی برای میهمان VIP در نظر گرفته شده، حتما باید وی را یک روز قبل در جریان تمامی نکات و امور و خدمات گذاشت. شخصی را برای راهنمایی و ارائه خدمات بطور مجزا برای مهمان ویژه در نظر می گیرند. از دیگر خدمات می توان به تزئین اتاق با شمع و گل، وسایل پذیرایی مانند میوه، شیرینی و غیره اشاره کرد.
سرویس CIP مخفف “Commercially Important Person" است که میتواند مدیر کل یک شرکت یا یک شخص مهم تجاری باشد. خدمات VIP یا CIP در فرودگاه ها ، هتل ها و سالن های سمینارها با کمی تفاوت ارائه می شود که برقراری امنیت جز سرویس VIP است. به عبارت دیگر در سرویس VIP که مخفف عبارت "Very Important Person" است، شخص مورد نظر توسط یک بادیگارد و دوربین های امنیتی تحت نظر قرار می گیرد! هزینه های این نوع خدمات توسط خود شخص پرداخت می شود. دو حرف IP که جز حروف مشترک در این نوع سرویسها می باشد مخفف Important Person به معنی شخص مهم می باشد. تفاوت اصلی CIP ، VIP و VVIP اساسا در نوع جایگاه فردی آنها است.
تهيه كارت دعوت و رعايت اصول لازم در تهيه و ارسال دعوت نامه از موارد بسیار مهم در تشریفات محسوب میشود. در ميهماني‌هاي غير رسمي و دوستانه، دعوت از مدعوين مي‌تواند بوسيله تلفن و يا حضوري صورت گيرد ولي در ميهماني‌هاي رسمي، بخصوص در مواردي كه هيات هاي ديپلماتيك دعوت مي‌شوند حتما بايد دعوت نامه ارسال شود. در صورتي كه ميهماني به صورت نشسته باشد حتما در ذيل دعوت نامه عبارت R.S.V.P كه به مفهوم لطفا پاسخ دهيد مي‌باشد قيد گردد، ضمن اينكه معمولاً مراتب شركت مدعوين بوسيله تلفن و سپس كارت دعوت ارسال مي‌گردد.
انتخاب محل مناسب نيز يكي از ضروريات مهمانی است و بايد متناسب با تعداد مهمانان و نوع پذيرايی محل مربوطه را انتخاب نمود و در كارت دعوت نشانی و حتی المقدور كروكی (نقشه) محل را نيز ضميمه نمود. سفارتخانه‌ها و سركنسول گریهای خارجی معمولاً ترجيح مي دهند در صورت در اختيار داشتن محل مناسب، مهمانی های خود را در محل اقامت سفير يا سر كنسول برگزار نمايند كه در اينصورت در چنين محلی انتظار مي رود نمونه‌هايی از صنايع دستی را در معرض ديد قرار دهند و حتماً با غذاهای محلی خود از مدعوين پذيرايی نمايند. در هر صورت نكته مهم اينست كه محل مهمانی مي بايست با تعداد مهمانان تناسب داشته باشد، بنحوی كه ماموران پذيرايی بتوانند به راحتي تردد نموده و از مهمانان پذيرايی نمايند. در درب ورودی نيز ترتيباتی اتخاذ شود كه مهمانان مورد استقبال قرار گرفته و در صورت داشتن پالتو، بارانی و يا كلاه، جای مناسبی برای نگهداری و تحويل آن در نظر گرفته شود. چنان چه محل مناسبی برای برگزاری مهمانی در اختيار ميزبان نيست، بهتر است اين مهمانی در سالن هتل‌ها و يا اماكن پذيرايی برگزار شود.
انتخاب نوع پذيرايی نوع پذيرايی معمولاً با توجه به مناسبت و تعداد مدعوين و محل برگزاری مهمانی انتخاب مي شود. چنانچه تعداد مدعوين محدود باشد می توان آن را بصورت نشسته برگزار نمود و چنانچه اين گر دهم آيی داراي ويژگی رسمی و يا اداری است می تواند در ساعات ناهار و به صورت نشسته بر پا گردد و چنانچه تعداد مدعوين زياد باشد نوع پذيرايی بايد بصورت بوفه و ايستاده برگزار گردد. يقيناً چنانچه ميهمانی به افتخار رهبر یا رئیس جمهور یک كشور باشد، می بايست بصورت نشسته و معمولاً در شب برگزار شود. در هر حال نوع پذيرايی از قبل می بايست مشخص و در كارت دعوت به اطلاع مهمانان برسد.
تهيه فهرست مهمانان قبل از برگزاری مهمانی می بايستی فهرستی از مهمانان را تهيه و جهت آنان كارت دعوت ارسال شود. انتخاب مهمانان بخصوص در ضيافت های رسمی حائز كمال اهميت است و مي بايد جمعی را گرد هم آورد كه سنخيتی بين آنها وجود داشته باشد، بخصوص در ضيافت های نشسته كه مدعوين مدتی را می بايست در مهمانی حضور داشته باشند و ناگزير از بحث و مذاكره و ايجاد ارتباط با يكديگر هستند. اين نكته بخصوص در صورت حضور مقامات رسمی و يا هيات های ديپلماتيك مي بايست بيشتر مورد توجه قرار گيرد. در مهمانی هاي روز ملی كه توسط نمايندگیها در خارج از كشور برگزار مي‌شود اين موضوع می بايست با اهميت بيشتری مد نظر باشد و اصولاً هر نمايندگی بايد فهرستی از مقامات شاخص كشور محل توقف (طبقه اليت كشور) را در اختيار داشته باشد و اين فهرست بطور مرتب بروز گردد.
انتخاب مناسبت برای برگزاری مهمانی برای برگزاری هر مهمانی لازم است مناسبتی يافته شود و با قيد اين مناسبت در كارت دعوت، مهمانان دعوت شوند، در مهمانیهای عادی و شخصی اين مناسبت می توانند سالگرد تولد، ازدواج، بازگشت از سفر و يا رويدادهای شاد ديگر باشد و يا در مهمانیهای رسمي برگزاری جشن های ملی و مذهبی باشد. نكته مهم در برگزاری هر مهمانی دقت در عدم تلاقی اين مناسبت با مناسبت های ديگر است، در غير اين صورت ممكن است در يك روز يا شب مدعوين به طور همزمان به دو یا چند مهمانی مختلف دعوت شده باشند كه در اين صورت ناگزير خواهند بود يا يكي از دو مهمانی را انتخاب كنند و يا به منظور رفع تكليف به هر دو مهمانی سر بزنند كه در هر دو صورت هر دو مهمانی از رونق خواهد افتاد.
در ادامه بیان اصول رفتاری تشریفات و در بخش نهایی به بررسی مهارتهای رفتاری میپردازیم: در يك جمع عمومی در گوشی صحبت كردن جايز نيست. يك جلسه رسمی را نبايد بدون دليل ترك نمود و برای شركت در يك جلسه طولانی بايد خود را آماده نمود. مزاح كردن و بيان لطيفه می بايست متناسب با جمع باشد و به موقع انتخاب شود. به محض آشنا شدن با افراد جديد نبايد خود را زياد صميمی نشان داد و آنها را با ضمير تو مورد خطاب قرار داد. سرفه كردن، عطسه نمودن و يا دهن دره كردن در ملاء عام و بخصوص در جلسات رسمی شايسته نيست و بايد آن را بطور نامحسوس انجام داد و در مقابل اين اعمال نيز نبايد عكس‌العمل ناشايست نشان داد. مراسم تشريفاتی و رفتارهای مختلف الزاماً ممكن است مطابق ميل ما نباشد ولی ناگزير برای حفظ منافع سازمانی خود بايد آن را بپذيريم. افراد مودب، آراسته و با وقار همواره خاطره خوبی را در اذهان باقی می گذراند.
انگلیسی
